Mehr Fahrten von Großkunden
Durch die Nutzung eines Business-Portals wird die Fahrtenverwaltung für eine weltweite Consulting-Firma einfacher und effizienter. Eine Züricher Taxizentrale konnte dadurch den Fahrt-Umsatz um 42 Prozent steigern. VON JÜRGEN HARTMANN
Geschäftskunden sind für Taxizentralen ein wichtiger Baustein, um das Volumen vermittelter Fahrten hochzuhalten. Im Idealfall weist ein Unternehmen alle Mitarbeiter an, das Taxi oder den Mietwagen einheitlich bei einem Anbieter zu bestellen.
Damit es dazu kommt, sollten optimale Voraussetzungen geschaffen werden: Eine einfache Fahrtenbuchung, eine sofortige Zuteilung auf die richtige Kostenstelle des Unternehmens sowie eine automatisierte und bargeldlose Abrechnung am Ende der Fahrt.
„Bestellen, Einsteigen, Aussteigen, erledigt“, beschreibt Daniel Bienek, CTO bei der Züricher Taxizentrale 444, die Kernelemente des Procederes. Bienek hat dafür gemeinsam mit Mitarbeitern des Vermittlungssystemanbieters fms/Austrosoft ein Business-Portal entwickelt. Den Werdegang der letzten Jahre schildert Bienek am Beispiel eines internationalen Consulting-Unternehmens. Dort begann die Umstellung auf das Business-Portal im Jahr 2016.
Gemeinsam mit der Mobilitätsverantwortlichen der Unternehmensberatung, die rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter managt, arbeitete man an der Einführung der neuen Business-Mobilitätslösung. „Bevor das Unternehmen Onlinebestellungen und das Business-Portal nutzten, wurden die Fahrt-Bestellungen für die Mitarbeiter per Telefon durchgeführt“, erinnert sich Daniel Bienek und ergänzt: „Die Sammelrechnung für die Fahrten erfolgte per Kreditscheinen, die händisch im Fahrzeug ausgefüllt wurden und administrativ von beiden Seiten bearbeitet werden mussten.“
SCHRITTWEISER UMSTIEG AUFS BUSINESS-PORTAL
Der Umstieg auf das Business-Portal erfolgte schrittweise: Zunächst wurde für die Abrechnung via Kunden-App eine virtuelle Kundenkarte zur Verfügung gestellt. Nach dem Relaunch und der Weiterentwicklung der Taxi-App (Taxi 444 und taxi.eu) wurden die individuelle Kostenstellenverwaltung, Personalnummern, Favoriten, POIs und Tarifauswahl eingeführt, um die Anforderungen des Beratungsunternehmens vollständig abzudecken.
Mittlerweile steht das Portal uneingeschränkt zur Verfügung. „Mit zwei Klicks kann man Mitarbeiter erfassen, einen Link versenden und schon sind die Mitarbeiter berechtigt, auf Firmenkosten Fahrdienstleistungen in Anspruch zu nehmen“, erklärt Robert Abel, CEO bei fms/Austrosoft, die heutige Nutzung des Business-Portals.
Aufgeteilt auf verschiedene Kostenstellen, lassen sich so die Fahrten unkompliziert verwalten und alle Teilnehmer am Mobilitätsprozess haben transparente Einsicht in das aktuelle Mobilitätsverhalten. Die Abrechnung aller Mitarbeiterfahrten mit der Taxizentrale wird zeitlich flexibel mittels einer Sammelrechnung durchgeführt, auf die der Geschäftskunde online via Business-Portal zugreift.
KONTROLLE BLEIBT BEI EINER PERSON
Es erlaubt somit den Mobilitätsverantwortlichen in den Unternehmen, Fahrt- Berechtigungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vergeben, die dann selbständig Fahrten bestellen können, welche wiederum automatisiert und einer konkreten Kostenstelle zugeteilt zentral abgerechnet werden. Die Kontrollmöglichkeiten für die gesamte Mobilitätsdienstleistung im Unternehmen bleibt dabei in der Hand des Mobilitätsverantwortlichen.
Eine deutliche Vereinfachung des Prozesses, denn früher hatten die Mitarbeiter des Consultings-Unternehmens noch ihre eigenen Fahrtdienstleister ausgewählt. Damit mussten dann Abrechnungen von bis zu 20 Personenbeförderungsunternehmen bearbeitet werden. Heute bündelt das Unternehmen seine Fahrtdienstleistungen nur mehr auf zwei Anbieter – einer davon ist 444.
Das macht sich auch bei den Vermittlungszahlen bemerkbar: „Wir haben seit dem Einsatz des Business-Portals um 39 Prozent mehr Umsatz gemacht“, berichtet Bienek. Bei einem anderem internationalen Businesskunden im Consulting-Bereich schaffte die Taxizentrale sogar eine Steigerung von 42 Prozent an Fahrtaufträgen.
Gleichzeitig konnte auch der administrative Aufwand reduziert werden. Bienek spricht von rund 30 Monatsstunden, die sowohl seine Taxizentrale als auch die Geschäftskunden einsparen, weil beispielsweise keine Zettelbelege mehr verteilt, eingeordnet und sortiert werden müssen.
Dazu kommt ein geändertes Bestellverhalten. „Vor dem Business-Portal bestellten die Mitarbeiter beim Consulting-Unternehmen doppelt so oft über das Callcenter als über die Onlinekanäle“, bilanziert Bienek. „Jetzt haben wir 7-mal mehr Bestellungen über die Onlinekanäle als über das Callcenter. Damit werden die Agents im Callcenter entlastet und Taxi 444 AG bleibt so durch flexible und innovative Angebote gegenüber der Konkurrenz weiter wettbewerbsfähig.“
Von den Mitarbeitern der Unternehmen wird dabei vor allem das individuelle Stammfahrer-Tool gut angenommen, in dem alle Fahrer, mit denen ein Kunde zufrieden war, hinterlegt werden können. Bei der nächsten Bestellung wird dann im System zunächst auf den individuellen Stammfahrer-Pool des Mitarbeiters zurückgegriffen. Befindet sich einer von ihnen zum Zeitpunkt der Abholung in einem vorher definierten Anfahrtszeitfenster, wird der Auftrag priorisiert an dessen Fahrzeug vermittelt.
Das ist eine typische Win-Win-Sitation für beide Seiten: Der Fahrer wird für seine gute Dienstleistung belohnt und der Fahrgast hat die Garantie, dass ein guter Chauffeur kommt. „Das stärkt zusätzlich das Vertrauen in unseren Service“, betont Bienek.
Der CTO von 444 hat bereits deutliche Signale von den zufriedenen Großkunden erhalten, diese zentrale Buchungs- und Abrechnungsmöglichkeit nicht nur für Zürich anzubieten, sondern auch auf jene Städte auszudehnen, in denen die Unternehmen weitere Betriebssitze haben. Um das zu realisieren, ist eine Vernetzung mit anderen Zentralen geplant. Bienek ist gerade dabei, dies in die Wege zu leiten.
